Plantilla Excel libro de gastos e ingresos para autónomos
Organiza tus facturas con las columnas que necesita Hacienda: proveedor, NIF, fecha, base imponible, IVA, IRPF y total. Lista para usar y compatible con Contabilify.
Así es la plantilla
Cabeceras listas para registrar cada factura. Descárgala en CSV y ábrela directamente en Excel o Google Sheets.
| Fecha | Nº Factura | Proveedor/Cliente | NIF | Concepto | Base Imponible | % IVA | Cuota IVA | % IRPF | Retención IRPF | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/01/2026 | FAC-001 | Suministros García SL | B12345678 | Material de oficina | 100,00 € | 21% | 21,00 € | 0% | 0,00 € | 121,00 € |
| 12/01/2026 | A-2026-014 | Asesoría Pérez | B87654321 | Servicios profesionales | 300,00 € | 21% | 63,00 € | 15% | 45,00 € | 318,00 € |
| 20/01/2026 | 2026/55 | Restaurante Centro | B11223344 | Comida de trabajo | 50,00 € | 10% | 5,00 € | 0% | 0,00 € | 55,00 € |
Qué es el libro de registro de facturas recibidas
El libro de registro de facturas recibidas es donde el autónomo anota todas las facturas de gasto de su actividad. Junto con el libro de facturas emitidas, forma parte de los libros registro que Hacienda puede requerir y que sirven de base para calcular el IVA y el IRPF de cada trimestre.
Cada anotación debe recoger, como mínimo, la fecha, el número de factura, los datos del proveedor y su NIF, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y, cuando corresponda, la retención de IRPF y el total. Mantenerlo al día evita errores y facilita las declaraciones.
Qué incluye la plantilla
Fecha de la factura
La fecha de emisión, clave para asignar cada factura al período y trimestre correcto.
NIF del proveedor
Identifica a quién pagas y permite distinguir correctamente ingresos de gastos.
Base imponible
El importe sin IVA, sobre el que se calcula la cuota y que resume tu gasto real.
Cuota de IVA
El IVA soportado de cada factura, que podrás deducir en tu declaración trimestral.
Retención de IRPF
La retención aplicada en facturas de servicios profesionales, cuando corresponda.
Total de la factura
El importe final pagado, suma de base e IVA y menos el IRPF si la factura lo incluye.
¿Cansado de rellenar el Excel a mano?
Contabilify genera ese mismo libro automáticamente: sube tus facturas en PDF o foto y la IA extrae proveedor, NIF, base, IVA, IRPF y total, listos para exportar a Excel.
Preguntas frecuentes sobre el libro de gastos
¿Están obligados todos los autónomos a llevar un libro de gastos?
La mayoría de autónomos en estimación directa deben llevar los libros registro de facturas recibidas y emitidas. Las obligaciones concretas dependen de tu régimen fiscal; consulta con tu asesor para tu caso particular.
¿Qué diferencia hay entre el libro de facturas recibidas y el libro de gastos?
El libro de facturas recibidas registra las facturas de tus compras y gastos con desglose de IVA. En la práctica funciona como tu libro de gastos, ya que recoge todo lo que adquieres para tu actividad.
¿Con qué frecuencia debo actualizar el libro de gastos?
Lo recomendable es registrar cada factura cuando la recibes y, como mínimo, tenerlo al día antes de cada cierre trimestral para calcular bien el IVA y el IRPF.
¿Puedo usar Excel como libro de gastos oficial?
Sí, puedes llevar tus libros registro en una hoja de cálculo siempre que recoja todos los campos exigidos y los importes cuadren. Esta plantilla incluye esas columnas para que te resulte sencillo.
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Desde tus facturas, con IA, sin copiar datos a mano. Exporta el Excel listo para tu gestoría.
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